Een klant mailt met een vraag over je offerte. Je opent ChatGPT, typt wat uitleg, krijgt een antwoord dat wat stijfjes klinkt, vraagt om het wat losser te maken en past daarna toch nog twee zinnen zelf aan. Een kwartier later verstuur je een mail die je zelf in drie minuten had geschreven.
Welke taken automatiseer je dan beter niet met AI? Alles wat niet vaak terugkomt en waar één slechte versie veel kwaad doet. Persoonlijke mails en berichten aan één klant horen daar bijna altijd bij.
Twee vragen voor je een taak uit handen geeft
Voor we een taak aan AI geven, stellen we twee vragen. Hoe vaak gebeurt dit? En wat gebeurt er als één versie slecht uitvalt?
Komt een taak tientallen keren per week terug en kost een mislukte versie bijna niets, dan loont automatisatie de moeite. Denk aan gegevens van een bestelbon overtypen in je boekhouding, of tien varianten van een advertentie waarvan de zwakke vanzelf afvallen. Een fout zie je bij de controle, en de volgende keer gaat het beter.
Doe je iets maar 1 of 2 keer, dan is automatisatie of AI gewoon tijdsverlies.
Doe je het vaak maar kan het slecht aflopen, behoudt dan de controle.
Waarom persoonlijke berichten menselijk blijven
Het praktische argument is snelheid. Een korte mail aan één persoon schrijf je zelf bijna altijd sneller dan wanneer je ChatGPT 5 keer moet bijsturen.
Maar het belangrijkste argument gaat over wie de mail krijgt. Een persoonlijke mail is een persoonlijke ervaring. AI is er om het saaie werk weg te nemen: het repetitieve werk, de dingen die je alleen doet, en soms ook berichten van één naar velen, zoals een nieuwsbrief, als je er zorgvuldig mee omgaat. Een antwoord aan één klant hoort daar niet bij.
En hoe meer mensen hun berichten door AI laten schrijven, hoe meer een mail opvalt die duidelijk van jou komt. Zelf je mails schrijven wordt misschien net een manier om eruit te springen.
Wat ik leerde van een volledig automatische herschrijving
Ik heb die regel zelf op de harde manier geleerd. Vorig jaar liet ik voor een klant een reeks oude blogartikels volledig automatisch herschrijven. Ze waren verouderd, scoorden niet meer in Google en moesten omgegoten worden in een vorm met vragen en antwoorden. Ik liet het systeem draaien zonder tussen te komen.
Het resultaat was maar gewoontjes. Sommige artikels werden beter, andere slechter, de meeste bleven ongeveer hetzelfde. Onlangs deden we hetzelfde project opnieuw, met een betere aanpak, meer context en meer controle. De eerste resultaten zijn een pak beter: de artikels worden al vaker getoond en aangeklikt in Google.
Achteraf klopt dat met de twee vragen. Artikels die je naam dragen, schrijf je niet honderd keer per week, maar een zwak artikel blijft maanden online staan.
Twee stapels in je week
Neem je agenda van vorige week erbij en schrijf op wat je allemaal gedaan hebt, van offertes en facturen tot een post op Facebook en een telefoontje met een leverancier. Zet naast elke taak hoe vaak ze terugkomt, en wat er kan gebeuren als het slecht afloopt. Zo krijg je twee stapels. Wat vaak terugkomt en weinig kwaad kan, mag naar AI. Wat zelden gebeurt of waar veel van afhangt, hou je zelf in handen. Hoe we die keuze in een bedrijf helpen maken, lees je bij AI implementeren.
Benieuwd wat dit voor jouw zaak betekent?
Daar is de strategiesessie voor. Een uurtje, over jouw situatie.
